SARANG ILMU

Business Process Materials Management Revisi

Download PPS
Download Visio BP

Modul-Modul Material Management

1. Persiapan Pembelian Barang
2. Pembelian Barang
3. Penerimaan Barang
4. Pengeluaran Barang
5. Penagihan Pembelian Barang
6. Pengelolaan Penyusutan Barang
   

Alur Proses



Narasi

• Informasi dari seksi peminta barang tentang barang yang dibutuhkan berupa (PP) Permintaan Pembelian, diberikan kepada Purchase.
• Setelah Purchase menerima Permintaan Pembelian, kemudian membuat (PO) Purchase Order, yang merupakan dokumen yang akan dikirim pada Supplier yang berisi daftar barang yang dibeli.
• (PO) Purchase Order diterima oleh Supplier, kemudian Supplier mengirimkan barang yang dipesan tersebut drsertai dengan dokumen surat jalan.
• Baran g dan dokumen surat jalan dikirimkan kepada bagian Warehouse.
• Di bagian Warehouse, barang yang datang dari Supplier diperiksa kualitas dan jumlah barangnya. Jika sesuai, maka surat jalan di-approve.
• Seksi peminta barang dapat menerima barang tersebut langsung ke Warehouse dengan menggunakan dokumen Material Requisition (MR).
• Dokumen Material Requisition (MR) tersebut oleh bagian Warehouse dicek.
• Jika barang yang diminta tersedia, maka staf Warehouse memberikan barang yang diminta tersebut.
• Semua transaksi yang terjadi di bagian Warehouse (transaksi pengeluaran dan penerimaan barang) dicatat, sehingga menghasilkan laoran stok barang.

Modul Persiapan Pembelian Barang (Pre-Purchase)

Modul ini mendukung siklus

• Undangan penawaran (tender)
• Mengelola kontrak dan
• Tingkat penerimaan pelayanan

Aktivitas yang ada didalamnya:

• Database utama layanan/jasa yang menyimpan deskripsi semua layanan/jasa yang akan dibeli
• Menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang dibuat terpisah yang dapat dibuat untuk setiap proyek pengadaan barang
• Terdiri dari item layanan/jasa dan item material yang dinput satu kali sehingga meminimalkan entry data manual

Faktor-faktor dalam Pre-Purchase



Flow Pre-Purchase



Flow ini menggambarkan :

1. Aliran perumusan mengenai barang-barang yang akan dibeli.
2. Gudang akan melakukan perhitungan stok.
3. Gudang akan menginputkna item-item yang mengalami minimum stok.
4. Bagian gudang harus menganalisa apakah item-item tesebut harus dibeli.
5. Jika tidak perlu item tersebut untuk dibeli maka gudang hanya membuat data mengenai permintaan item yang dimohonkan. Lalu membuat dafar item tersebut sebagai item yang dibutuhkan.
6. Jika ada item yang akan dibeli, gudang akan menganalisa pengaruhnya jika item tersebut dibeli. Termasuk mengenai harga, kualitas, maupun Vendornya.
7. Apakah perusahaan mampu untuk membelinya????
8. Melanjutkan ke bagian pembelian dengan didasarkan dengan pertimbangan yang telah dilakukan dan menyimpannya untuk pertimbangan di masa datang.

Narasi

• Proses penerimaan dokumen Permintaan Pembelian (PP), dilakukan sebagai dasar pembelian barang. Permintaan Pembelian (PP) ini berisi No. PP, kode seksi yang mengajukan permintaan pembelian, uraian arang yang dipesan, quantity, serta tanggal barang tersebut dibutuhkan.
• Proses pengecekan daftar barang pada Permintaan Pembelian (PP) pada daftar Supplier. Jika Suppliernya telah terdaftar, maka dokumen Permintaan Pembelian (PP) langsung melengkapi nama Supplier dan harga barang-barang yang diminta tersebut. Jika Suppliernya belum terdaftar, maka bagian Purchase membuat permintaan daftar katalog barang kepada Supplier.

Modul Pembelian Barang (Purchase)

Modul ini mendukung penuh proses pembelian material dan modul ini juga berkomunikasi dan terintegrasi penuh dan berjalan peralel dengan modul-modul seperti:

• Sistem Akuntansi Biaya
• Akuntansi keuangan
• Manufacture

Narasi

• Proses pembuatan Purchase Order (PO), dilakukan oleh bagian Purchase. Data Purchase Order (PO) terdiri atas No. PO, No. PP, nama Supplier, uraian daftar barang, harga, quantity dan tanggal kebutuhan barang.
• Proses distribusi dokumen Purchase Order (PO), dilakukan setelah Purchase Order (PO) ditandatangani oleh bagian Purchase. Purchase Order (PO) tersebut dikirim ke Supplier melalui fax ke bagian Finance dan Accounting dan seksi penanggungjawab terhadap barang yang dipesan.

Modul Penerimaan Barang

Modul ini menangani proses penerimaan barang. Yang diberikan oleh Supplier setelah Purchase dilakukan.

Laporan yang terdapat dalam modul ini adalah :

• Surat Jalan (dari Supplier)
• Purchase Order
• Bukti Penerimaan Barang

Narasi

• Proses pemeriksaan barang masuk dilakukan oleh bagian Warehouse. Barang yang datang beserta dengan surat jalan dari Supplier dicek kualitas dan kuantitasnya, apakah sesuai dengan Purchase Order (PO). Jika sesuai, maka surat jalan disapproval oleh bagian Warehouse dan surat jalan lembar pertama diserahkan ke supplier.
• Proses penyimpanan barang dibagian Warehouse, dimulai dari pengesahan barang dan surat jalan yang telah diterima oleh bagian Warehouse. Kemudian membuat bukti penerimaan barang (Checklist) berdasarkan surat jalan yang diterima tersebut.

Modul Pengeluaran Barang

Modul ini menangani proses pengeluaran barang yang telah diminta oleh seksi peminta barang.

Laporan yang terdapat dalam modul ini adalah :

• Material Requisition (MR)
• Bukti Pengeluaran Barang
• Laporan Stock Barang

Narasi

• Proses permintaan barang ke bagian Warehouse, dilakukan oleh seksi peminta barang. Permintaan barang ini disertai dengan dokumen Material Requisition (MR). Jika barang yang diminta ada, maka barang tersebut diserahkan ke seksi yang meninta barang, dan Material Requisition (MR) yang diterima disapproval, kemudian dibuatkan bukti pengeluaran barang.
• Proses pembuatan laporan stock barang di Warehouse, berdasarkan bukti pengeluaran dan penerimaan barang yang telah dibuat kemudian diolah dan dihasilkan laporan stok barang. Laporan stok barang didistribusikan pada bagian Finance dan Accounting.

Modul Penagihan Pembelian Barang

Modul ini menangani proses verifikasi penagihan pembelian barang dari supplier yang dilakukan oleh purchase, finnance, Account Payable.

Laporan yang terdapat dalam modul ini adalah :

• PO(Purchase Order)
• Report PP(Permintaan Pembelian)
• Invoice Receipt

Narasi

Proses Penagihan Pembelian Barang dilakukan supplier dengan membuat invoice berdasarkan PO(Purchase Order). Kemudian Invoice itu di krim ke bag. Purchase oleh bag. Purchase invoice tersebut akan di cocokkan dengan PO yang dipegang. Ketika Invoice tidak cocok maka invoice tersebut di kembalikan k supplier dan meminta untuk dibuatkan kembali invoice yang baru. Jika invoice tersebut cocok makka oleh bag. Purchase akan di kirim ke bag. Finnace. Kemudian di cocokan kembali dengan PO yang dipegang oleh bag. Finannce. Jika invoice tidak cocok maka akan dikirim ke supplier. Jika cocok maka akan dilakukan verification dan dibuatkan invoice receipt yang akan disimpan di account payable.

Modul Pengelolaan Penyusutan Barang

Modul ini menangani proses pengelolaan penyusustan barang yang dilakukan oleh warehouse, quality division, purchase, finnance.

Laporan yang terdapat dalam modul ini adalah :

• PO(Purchase Order)
• Data Part Rusak
• Data MQA(Materials Quality Audit)
• PO Penyusutan
• Laporan Penyusutan

Narasi

Proses Pengeloalaan Penyusutan Barang dilakukan warehouse dengan membuat data Part rusak kemudian data part rusak ini akan di cek kebenarannya oleh bag. Quality divisi. Setelah di cek, bag. Warehouse di minta untuk mengisi form MQA kemudian MQA ini dikirimkan ke bag. Quality division untuk dicek. Setelah itu MQA yang disutujui ini akan di kirim k bag. Purchase untuk di buatkan laporan penyusutan dan di kirim k bag. Finnance. Di bag. Finnance laporan tersebut akan di verifikasi berdasarkan PO yang ada.

Selengkapnya......