Sunday, September 27, 2009
Wednesday, September 23, 2009
Material Management Revisi
download file
Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material.
Manfaat yang diperoleh antara lain:
1. Otomasi evaluasi pemasok
2. Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan manajemen pergudangan
3. Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)
MODUL-MODUL MANAJEMEN MATERIAL
• Pre purchasing activities
• Purchasing
• Vendor evaluation
• Inventory management
• Invoice verification & material inspection
PRE PURCHASING
Modul ini mendukung siklus undangan penawaran (tender), mengelola kontrak dan tingkat penerimaan pelayanan
Aktivitas yang ada didalamnya:
– Database utama layanan/jasa yang menyimpan deskripsi semua layanan/jasa yang akan dibeli
– Menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang dibuat terpisah yang dapat dibuat untuk setiap proyek pengadaan
– Terdiri dari item layanan/jasa dan item material yang dinput satu kali sehingga meminimalkan entry data manual
PURCHASING
Modul ini mendukung penuh proses pembelian material dan modul ini juga berkomunikasi dan terintegrasi penuh dan berjalan peralel dengan modul-modul seperti:
– Finance
– Manufacturing
VENDOR EVALUATION
• Merupakan elemen yang terintegrasi pada modul manajemen material
• Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga dan jumlah yang disesuaikan dengan order pembelian
• Modul ini menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi barang datang atau audit kualitas
• Data yang diakses meliputi data inventory management
• Menyediakan proses evaluasi vendor berdasarkan titik pandang tertentu dan menilai kinerja dari vendor secara langsung
INVENTORY MANAGEMENT
• Modul ini digunakan untuk mengelola stok
• Pada sistem ini stok fisik mencerminkan semua transaksi yang dihasilkan dalam perubahan stok dan dalam tingkatan perubahan inventory
• Pengelolaan stok (Penyusutan barang) yang dilakukan meliputi perhitungan nilai stok untuk keperluan akuntansi biaya.
• Untuk setiap aktivitas dilakukan perhitungan ulang atas beberapa nilai, yaitu:
– Nilai stok untuk manajemen inventory
– Penetapan account untuk akuntansi biaya
– Menghubungkan account G/L untuk akuntansi keuangan dengan penetapan account secara otomatis
INVOICE VERIFICATION & MATERIAL INSPECTION
Modul ini menyambungkan sistem manajemen material dengan akuntansi keuangan dan komponen pengendalian dan akuntansi aset
Fungsi-fungsi yang dilayani adalah:
– Melengkapi proses pembelian material, dimulai dari permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang dan penerimaan invoice
– Memungkinkan invoice yang tidak berasal dari pengadaan material (seperti pengadaan jasa, biaya pelatihan, dll)
– Pengolahan memo kredit, seperti pembatalan invoice atau pemberian diskon
Aspek Manajemen Material
Produk Dan Daftar Harga, serta hal hal yang berhubungan dengannya.
• Warehouse
• Shipments (receipts)-----pengiriman!!!!
• Inventory Movements (pergerakan inventory)
• Physical Inventory
• Production
• Customer Shipment()
• Replenishment (Demand)------penambahan
• Available to Promise
• Valuation Costing Material Management
Warehouse adalah lokasi fisik dimana barang/Material anda disimpan. Anda bisa membuat warehouse sebanyak yang anda inginkan. Multi Warehouse, jadi bisa menangani banyak warehouse sebanyak yang kita mau (akan tetapi tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan kita).
Selanjutnya Warehouse dapat mempunyai satu atau lebih locators (lokasi penempatan barang). Suatu locator mempunyai tiga dimensi seperti yang biasa dikenal dikenal:
• Aisle (Gang)
• Bin (Bak/Peti)
• Level (Tingkat)
Di dalam suatu setup kompleks, anda dapat membuat suatu Warehouse untuk penerimaan, suatu Warehouse untuk penyimpanan dan suatu Warehouse untuk pengiriman:
Material Movement
External
- Receipt(penerimaan)
- Shipment(pengiriman)
Internal- Inventory Move
- Physical Inventory
- Production
Inventory Valuation Report
- Based on Price List
- Lists PO Price
- Calculates Qty based on Valuation Date
- Export to XLS for more complex Valuation
Tahapan yang perlu dikelola dalam pengelolaan material adalah sbb:
• Pembuatan Master Barang
• Perencanaan Kebutuhan Material proyek
• Material Schedule
• Analisa Harga dan Pemilihan Pemasok
• Purchase Order
• Penerimaan Barang
• Pemakaian Barang
• Monitoring Stok
• Evaluasi Pemakaian Bahan
• Penentuan PFC (Projected Final Cost)
• Pengelolaan Sisa Material
Yang penting dari modul ini adalah :
1. Bagaimana membuat Purchase Requition
2. Bagaimana membuat Purchase Order
3. Bagaimana melakukan penerimaan barang
4. Bagaimana melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier
5. Bagaimana mengelola inventori.
6. Dan yang sangat beririsan dengan modul PP, yaitu bagaimana membuat perencanaan produksi (MPS) dan bagaimana membuat perencanaan order material (MRP)
Agar Modul ini bekerja dengan baik, maka master-masternya harus dikelola dengan baik, antara lain :
1. Material master
2. Master Vendor
3. Master Price (Purchase info Record)
4. Source List
5. Quota Arrangement
6. Storage Location
Fungsi Fungsi didalam Material Management:
Selain fungsi fungsi yang berhubungan transaksi pembelian dan penjualan, ada beberapa fungsi yang berguna untuk transaksi material, diantaranya adalah:
• 1. Physical Inventory, Digunakan untuk melakukan adjustment untuk menyesuaikan stok di system dengan actual, ada yang menyebut dengan stok opname, cycle count, dll.
•
2. Production / Assembly, Digunakan untuk melakukan transaksi produksi material material yang digunakan dalam produksi dan menghasilkan Finish Good.
•
3. Inventory Valuation, Digunakan untuk mengevaluasi value / nilai kekayaan material yang ada di warehouse tertentu atau lokasi tertentu.
•
4. Inventory Move, Digunakan untuk melakukan transaksi antar warehouse.
•
5. Replenishment, Digunakan untuk melakukan Action berupa Request, atau Purchase Order, ketika stok mencapai Minimum stok, atau dibawah maksimum stok. Sangat berguna untuk menjaga stok selalu pada level aman.
Laporan laporan Material Management
Disamping laporan laporan yang bisa anda buat sendiri, ada beberapa laporan yang sudah tersedia untuk material management, diantaranya adalah:
1. Transaction Detail
2. Product Transaction Value
3. Product Transaction Summary
4. Replenish Report
5. Product Costing Report
6. Vendor Selection
Wednesday, September 9, 2009
Materials Management
Apa itu Materials Management?
Sebuah proses akuisisi yang meliputi, pengiriman, penerimaan, evaluasi, pergudangan dan distribusi barang, perlengkapan dan peralatan.
Setiap proses sangat penting
Fungsi dari Materials Management?
1. Bahan perencanaan dan program
2. Pembelian dan outsourcing
3. Inventory control
4. Storekeeping dan pergudangan
5. Kodifikasi
6. Standardisasi dan evaluasi semua produk
7. Transportasi dan penanganan bahan
8. Inspeksi dan pengendalian mutu
9. Pengurangan biaya melalui analisis nilai
10. Pembuangan surplus / usang bahan
11. Distribusi
History BAAN
Jan Baan mengembangkan program komputer pertama Durango F-85
komputer dalam bahasa BASIC. Pada awal tahun '80-an, Baan Perusahaan mulai mengembangkan Unix aplikasi komputer dengan C dan mengembangkan diri Baan-bahasa C, yang sintaks yang sangat mirip dengan bahasa BASIC.
Baan memperoleh popularitasnya pada awal tahun sembilan puluhan. Lunak Baan terkenal dengan Dynamic Enterprise Modeler (DEM), teknik arsitektur dan bahasa 4GL. Baan 4GL dan Prasarana saat ini masih dianggap sebagai salah satu yang paling efisien dan produktif platform pengembangan aplikasi database. Baan menjadi ancaman nyata pemimpin pasar SAP setelah memenangkan Boeing besar kesepakatan pada tahun 1994. Ia pergi IPO pada tahun 1995 dan menjadi perusahaan publik di Amsterdam dan US Nasdaq. Beberapa perusahaan konsultan besar di seluruh dunia bekerja sama untuk melaksanakan Baan IV untuk perusahaan-perusahaan multi-nasional. Serveral telah mengakuisisi perusahaan perangkat lunak lain untuk memperkaya produk porfolio, termasuk Aurum, Berclain, Coda dan timnas Logistics. Pertumbuhan penjualan pernah diklaim mencapai 91% per tahun.
Namun jatuhnya Baan Perusahaan dimulai pada tahun 1998. Manajemen perusahaan berlebihan penghasilan dengan pemesanan "penjualan" dari lisensi perangkat lunak yang benar-benar ditransfer ke distributor terkait. Penemuan ini "kreatif" manipulasi pendapatan menyebabkan penurunan tajam Baan harga saham pada akhir tahun 1998.
Pada bulan Juni 2000, menghadapi kesulitan keuangan memburuk, sesuai hukum dan pelaporan kerugian kuartalan berturut-turut tujuh dan prospek suram, Baan ini dijual dengan harga US $ 700 juta untuk Invensys, UK otomasi, kontrol, dan proses kelompok solusi untuk menjadi seorang unit Perangkat Lunak dan Layanan Divisi. Laurens van der Tang adalah presiden unit ini. Dengan akuisisi Baan, CEO Invensys Allen Yurko mulai menawarkan "Sensor untuk Boardroom" solusi untuk pelanggan.
Pada bulan Juni 2003, setelah turun Yurko Allen, Invensys menjual unit ke unit Baan SSA Global Technologies sebesar US $ 135 juta.
Setelah memperoleh perangkat lunak Baan, SSA dinamai sebagai SSA Baan ERP Ln. Pada bulan Agustus 2005, SSA Global merilis versi baru dari Baan, bernama SSA ERP LN 6.1. Pada bulan Mei 2006, SSA diakuisisi oleh Infor Global Solutions Atlanta, yang merupakan consolidator ERP besar di pasar.
Perangkat lunak ERP Baan hari ini masih digunakan oleh ribuan perusahaan mid-range di dunia, mayoritas pada versi BaanIVc4 dan sebagian besar Baan5c sisanya. Penjualan baru ERP Ln rendah.
History PeopleSoft
Didirikan pada tahun 1987 oleh David Duffield dan Ken Morris, PeopleSoft awalnya berkantor pusat di Walnut Creek, California sebelum pindah ke Pleasanton, California. Duffield membayangkan sebuah client-server Sistem Integral versi 'paket HRMS mainframe populer. Setelah Integral menolak pembangunan, Duffield dirilis untuk melanjutkan upaya ini sendiri, dan PeopleSoft dilahirkan. PeopleSoft versi 1, dirilis pada akhir tahun 1980-an, adalah orang pertama yang sepenuhnya terintegrasi, kuat client-server aplikasi HRMS suite. [ 1] PeopleSoft memperluas jajaran produk untuk menyertakan Modul Financials di 1.992-3, Distribusi di 1.994-5, dan Manufaktur pada tahun 1996 (melalui Red Pepper Acquisition).
Perusahaan yang diperoleh J. D. Edwards pada tahun 2003. Untuk membedakan produk bekas dengan orang-orang Edwards, PeopleSoft berganti nama kedua lini produk. Pada Januari 2005, PeopleSoft diakuisisi oleh Oracle Corporation.
sumber:http://en.wikipedia.org/wiki/Peoplesoft
History Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics AX awalnya dikembangkan sebagai Axapta di Damgaard denmark sebelum digabung dengan Navision Software A / S pada tahun 2000. Perusahaan gabungan, awalnya NavisionDamgaard, kemudian Navision A / S, kemudian akhirnya diakuisisi oleh Microsoft Corporation di musim panas 2002. Sebelum merger, Axapta awalnya dirilis pada Maret 1998 di Denmark dan pasar AS. Saat ini, tersedia dan didukung dalam empat puluh lima bahasa di sebagian besar dunia.
AX Custom pengembangan dan modifikasi dilakukan dengan IDE sendiri, MorphX, yang berisi berbagai alat seperti debugger, kode analyzer, dan antarmuka pencarian. Lingkungan pengembangan ini berada di klien yang sama aplikasi yang normal sehari-hari pengguna akan akses, sehingga memungkinkan pembangunan akan berlangsung pada setiap instance dari klien. Perkembangan bahasa yang digunakan dalam Axapta adalah X + +.
On May 26, 2008, Microsoft selesai mengembangkan versi terbaru (2009) dalam fasilitas yang merentang di dunia dan termasuk situs dalam Vedbæk, denmark; Kiev, Ukraina; Fargo, North Dakota, Amerika Serikat; dan Redmond, Washington, Amerika Serikat; Karachi, Pakistan.
Sejarah menjadi jelas dalam konsep dicampur dalam desain dan pemrograman dan dalam dokumentasi rudimenter yang telah dipindahkan ke sebagian besar (yang dianggap lebih baik daripada menyediakan dengan kontradiksi atau informasi yang salah).
sumber:http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics_AX
Monday, September 7, 2009
Penerapan ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
- ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
- ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
- Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
Gagalnya ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source
- Dynamic AX
- Compiere
- ORACLE
- JDE
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Magic
- aLTiUs
- SAP
- Onesoft
- IFS
- AGRESSO
- BOSERP
- EuClid System
- Mincom Ellipse
- Axapta
- SPIN - Datadigi Indonesia
Memilih ERP
Latar Belakang
- Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
- ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
- Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
- Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
- Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
- Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
Suksesor Penerapan
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman
- Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
- Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
- Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
- Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup
Pemilihan Metodologi
Metodologi yang berkaitan dengn ERP
- Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
- Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
- Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan)
- Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software
Analisa Strategi Usaha
- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
Analisa Sumberdaya Manusia
- Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
- Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
- Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
Analisa Infrastruktur
- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Perangkat Lunak
- Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
- Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
- Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan
Keuntungan penggunaan ERP
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Modul-Modul ERP
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia.Modul Operasi
- General Logistics
- Sales and Distribution
- Materials Management
- Logistics Execution
- Quality Management
- Plant Maintenance
- Customer Service
- Production Planning and Control
- Project System
- Environment Management
Modul Finansial dan Akuntansi
- General Accounting
- Financial Accounting
- Controlling
- Investment Management
- Treasury
- Enterprise Controlling
Modul Sumber Daya Manusia
- Personnel Management
- Personnel Time Management
- Payroll
- Training and Event Management
- Organizational Management
- Travel Management
SEJARAH ERP
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. sumber:http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaanSejarah
Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan.
Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya.Karakter Sistem
